Какие отчетные документы нужны для командировочных: авансовый отчет по командировке

Любое задание, связанное с работой, предполагает сдачу отчетов о его выполнении. Особенно это актуально в связи с командировкой. Сотрудник, уезжающий из города с конкретным управленческим заданием, должен по возвращении иметь бухгалтерские документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников компании.

В каких случаях возникает необходимость

Командировка — командировка работника по заказу работодателя на определенный срок для выполнения служебной должности вне постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни один бизнес не обходится без отправки сотрудников в командировку.

4 основных типа и причины отправки в командировку:

В командировки отправляются только сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить работнику понесенные расходы.

Составление приказа

Распоряжение об отправке сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например в форме приказа. Этот вывод следует из п. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 согласно ч. 2 ст. 166 ТК РФ.

Приказ оформляется в трех экземплярах:

1. Копия передается расчетной группе для расчета средней заработной платы сотрудника за период командировки.
2. Второй — в бухгалтерию организации, которая непосредственно занимается расчетом командировочных расходов, для оформления аванса.
3. Еще один экземпляр остается в руках рабочего. Вы должны предъявить его по месту командировки.

Заказ подписывается менеджером и самим сотрудником, это подразумевает согласие на выезд. Его нужно согласовывать с отделом кадров и некоторыми другими службами.

Документ предусматривает:

Срок командировки

Срок командировки — это период со дня увольнения сотрудника до дня его возвращения из нее. Это следует из п. 2 п.4 Правил деловых поездок. Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других характеристик служебного задания. Максимальный срок законом не установлен.

В связи с аннулированием справки о командировке срок пребывания в командировке определяется проездными документами, предоставленными сотрудником.

День отъезда отсчитывается от даты отъезда:

День возврата — в зависимости от даты прибытия, указанной в регламенте.

Продолжительность командировки необходимо определить до ее начала, чтобы рассчитать размер аванса, выплаченного сотруднику, и учесть рабочее время командировочного в табеле успеваемости.

Авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней с момента возвращения сотрудник должен предоставить в бухгалтерию компании авансовый отчет о расходах, понесенных во время поездки. Чтобы не было проблем с его оформлением, лучше перед отъездом ознакомиться со списком необходимых документов. Это можно сделать в бухгалтерии.

Пример списка командировочных расходов:

Сервисное задание было отменено и не требуется для отчета.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной форме АО-1 обеими сторонами.

Наоборот, покрываются расходы работника.

Оформление в табеле

На основании заказа на командированного работника заполняется табель.

Дни командировки обозначаются буквенным (K) или цифровым (06) кодом, продолжительность рабочего времени не указывается.

После подписания руководителем и сотрудником отдела кадров табель передается в бухгалтерию для начисления выручки.

В период командировки сотрудника (включая дни командировок, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохранять среднюю заработную плату за все дни работы по графику, установленному в отправляющей организации (п.1 п.9 Деловой поездки Нормативные документы).

Служебная записка

Отмена проездных в 2015 году создала некоторые проблемы с определением продолжительности пребывания в командировке. Некоторые компании продолжают использовать его для своего удобства.

При отсутствии проездных документов время нахождения в командировке определяется документами на жительство. Не исключены случаи, когда их невозможно поставить.

Так что служебная записка, составленная самим сотрудником и заверенная принимающей стороной, может помочь.

Перечень для бюджетной организации

Деятельность бюджетного учреждения ограничена массой правил и требований.

Правила командировочных расходов бюджетной организации устанавливаются Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.07.2012 г. 729 от 2 октября 2002 г.

Ограничения распространяются на:

1. Оплата проживания (за исключением случая, когда работнику предоставляется бесплатная комната) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. В сутки. При отсутствии документов, подтверждающих данные расходы — 12 рублей в сутки.
2. Суточное — в размере 100 рублей за каждый день командировки.
3. Проезд к месту командировки и возвращение к постоянному месту работы (включая оплату проездных документов, расходы на пользование постельным бельем в поездах) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Проезд к месту командировки ограничен категориями транспорта:

Особенности оплаты проживания

Нормирование прожиточного минимума — одна из характеристик бюджетного учреждения.

Ставка очень низкая и редко соответствует текущим ценам на жилье. В некоторых регионах невозможно снять жилье за ​​550 рублей в сутки.

Если командированный работник не выполнил правила, он может написать заявление на имя начальника об оплате услуги постфактум. При наличии соответствующих документов и забалансовых средств компании затраты будут возмещены.

Недорогой бизнес с корпоративными фондами может увеличить расходы на командировки. Необходимо зафиксировать изменения коллективным договором или положением о командировках, которые должны быть в каждой организации.

Нюансы проживания

Стоимость аренды дома — одно из основных направлений расходов в командировке. После окончания командировки от сотрудника требуется предоставить отчетные документы на пребывание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Самый лучший и комфортный вариант размещения в поездке — это гостиница. Желательно заранее найти варианты, забронировать номер.

Для деловых путешественников отель выдает бухгалтерские документы, подтверждающие их пребывание в отеле. Письмо Минфина РФ от 25 февраля 2015 г. 03-07-11 / 9440 указывает, что в случае, если расчет кассы не применяется в отеле, принимающая сторона обязана взять строгую, независимо разработанную форму отчетности.

Эта форма может иметь любое имя, например счет-фактуру или счет за гостиницу. Наряду с этим во многих отелях есть кассовый чек, который выдается после оплаты. Он служит подтверждением возмещения расходов.

Проблемы с принятием таких документов к бухгалтерскому учету возникают редко.

Счет из гостиницы

Для оплаты проживания в гостинице строгой формы отчетности нет. 3-Г «Счет-фактура», установленная для гостиниц, вполне достаточно.

В счете должна быть указана следующая информация:

Если включен завтрак

Не рекомендуется указывать стоимость завтрака отдельной строкой в ​​счете. В бюджетной организации эти расходы не оплачиваются.

Письмо Минфина от 14.10.2009 г. 03-04-06-01 / 263 объясняет, что если стоимость продуктов питания выделена как отдельная статья, работник будет получать доход натурой. По данным Министерства финансов, пособие на питание не распространяется на возмещение стоимости жизни и, следовательно, может облагаться подоходным налогом с населения и страховыми выплатами.

Другие гостиничные сервисы

Согласно п.12 п.1 ст. 264 НК РФ плате подлежат дополнительные гостиничные услуги, за исключением питания в барах и ресторанах и использования мест отдыха и развлечений. Наиболее часто используемая дополнительная услуга — это резервирование комнат для сотрудников. Эти расходы необходимо возместить.

Некоторые другие услуги могут потребовать доказательства экономической целесообразности для их возмещения.

Служебная квартира

Некоторые фирмы имеют служебные квартиры в других городах или арендуют жилье для размещения деловых путешественников. В этом случае расходы ложатся на прямую организацию и никаких претензионных документов для проживания в съемной квартире не предоставляется.

Возможность посуточной квартиры:

Аренда у собственника

Аренда квартиры у частного лица — не лучший вариант. Проблемы с документами возникают часто, особенно в бюджетных организациях. Для командированного работника этот вариант подходит только при отсутствии другого жилья. Необходимо заключить письменный договор с владельцем, указав паспортные данные обеих сторон. Убедитесь, что вы ознакомились с документами, подтверждающими право собственности.

Параметры для заключения договора:

В настоящее время наиболее востребованными услугами являются «апарт-отели». Их предоставляют многие агентства недвижимости. Такие приспособления можно найти повсюду.

Основные преимущества этого вида аренды:

В таких квартирах нет проблем с возмещением расходов.

Список документов, подтверждающих расходы:

Лимиты расходов

Организация вправе устанавливать лимиты на возмещение расходов командированному работнику. Достичь указанной суммы не всегда удается, может возникнуть ситуация, когда лимит выделенных средств будет превышен. В этом случае при предоставлении документов на полную стоимость расходов НДФЛ работник не удерживает (п.10 п.3 ст. 217 НК РФ).

Порядок оплаты за проживание

Соглашения с сотрудниками заключаются в 2 этапа:

получить предоплату можно в кассе или по безналичному расчету на пластиковую карту. Сотрудник должен либо получить разницу, либо вернуть остаток неиспользованных средств.

Вам также может быть интересно: Как узнать баланс своего счета.

Пример

Сотрудник уезжает в командировку на 4 дня и ночует в гостинице. Перед отъездом получил аванс в размере 2200 рублей.

После командировки сотрудник выдает квитанцию ​​об оплате за номер в гостинице по 1000 рублей в сутки, то есть 4000 рублей.

Размер сверхнормативных расходов на командировочные расходы составляет 4000 -, 2200 = 1800 рублей — необходимо получить в кассе или перечислением на карту.

Бухгалтерский учет с проводками

Типовые записи дневных и дорожных расходов:

Отмена расходов по авансовому отчету.

Налоговый учет

Для целей исчисления налога на прибыль расходы признаются обоснованными и документально подтвержденными расходами, понесенными (понесенными) налогоплательщиком (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации). Под разумными затратами понимаются экономически обоснованные затраты, оценка которых выражается в денежном выражении. К прочим расходам, связанным с производством и продажей, относятся командировочные расходы (абзац 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации).

Условия вычета НДС при командировках:

Ежедневные расходы, не превышающие 700 рублей в день, не облагаются НДФЛ.

Если отчетные документы отсутствуют

Порядок оплаты расходов, когда работник не может предоставить необходимые документы, должен быть прописан в Положении о командировках.

Утерян билет

В бюджетной организации Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2012 г. 729 от 2 октября 2002 г установили тарифы в таких случаях.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих понесенные расходы, расходы возмещаются в размере минимального тарифа:

Для оплаты расходов необходимо обратиться в организацию, продавшую билет, и получить у нее справку о стоимости поездки в день вылета или вылета.

С авиабилетами, если ваш посадочный талон сохранен, это немного проще. Вы можете зайти на сайт авиакомпании и запросить сертификат подтверждения полета, а также распечатать маршрут-квитанцию, в которой указана стоимость билета.

Нет счета из гостиницы

В бюджетных учреждениях такой вариант невозможен. У бухгалтерии не будет оснований возмещать расходы без документов, подтверждающих оплату.

Руководитель торговой компании на основании заявления сотрудника и запроса гостиничной компании может установить компенсационные выплаты сотруднику.

Как доказать проживание у родственников

Во время командировки сотруднику не запрещено проживать у родственников или друзей. Подтверждающим документом может быть трудовой договор или другой документ, составленный арендатором и арендодателем в любой форме. Без этого документа возместить расходы будет невозможно.

Есть много нюансов и сложностей в учете командировочных расходов.

Предварительные отчеты часто проверяются различными организациями и фондами, особенно в рамках бюджета, поэтому надлежащая документация имеет важное значение.

Видео

Особенности оформления командировок можно увидеть на видео.