Несмотря на развитие высоких технологий и возможность обмена данными через Интернет, могут возникнуть ситуации, когда потребуется передача информации на бумаге. Как правило, таким способом следует пересылать оригиналы ценных документов.
Назначение
Что такое заказное письмо? Это почтовые отправления, предназначенные для отправки документов, открыток, договоров и т.д. С доставкой лично получателю или его законному представителю.
Если при отправке обычного сообщения отправителю не нужно посещать почтовое отделение, вы можете отправить заказное письмо с уведомлением только с соответствующей регистрацией по почте. Работники почтового отделения помогут соблюсти все тонкости процедуры, чтобы посылка гарантированно дошла до получателя. Это самый безопасный способ доставки.
достаточно предупредить оператора о намерении отправить заказное письмо, чтобы избежать ошибок при регистрации. Сколько стоит отправить заказное письмо и получить подтверждение об отправке, необходимо уточнить прямо на почте.
Наиболее распространенные вложения для отправки:
Отправка заказного письма почтой России не занимает много времени и денег. Отметка «Персонализированный» на конверте указывает на присвоение уникального идентификационного кода. Такой отпечаток пальца проставляется сотрудником почтового отделения, после чего у отправителя появляется возможность следить за движением своего отправления, введя полученный код в соответствующую строчку службы отслеживания на официальном сайте Почты России: https: // www.почта .ru.
Важно! Идентификационный номер указан в квитанции, выдаваемой отправителю после оплаты.
Посмотрите видео: Как отправить заказное письмо
Алгоритм действий
Если отправление зарегистрировано, то, помимо возможности отслеживания его пути до получателя, отправитель может получить не только отчет об успешной доставке по указанному адресу, но и об успешной доставке, подтвержденной личной подписью получателя (уведомление).
Эти сообщения имеет право получать только тот, кто указан в строке «Получатель». Другие люди имеют право на получение, но только с заверенной доверенностью.
Как отправить заказное письмо:
- Подготовить документацию к отгрузке.
- Посетите любое отделение Почты России.
- Сообщите служащему почтового отделения о своем намерении оформить именно этот тип отправления.
- Введите все данные отправителя, получателя.
- Правильно заполните форму квитанции о вручении.
- Дайте работнику почты конверт с документами и бланк.
Вы можете выбрать наиболее подходящий размер конверта в зависимости от объема отправленных документов. Допустимые размеры соответствуют: формат C6 — минимум, формат C4 — максимум. Вес не должен превышать 100 грамм, если отправка осуществляется по России, и 2 кг, если отправка осуществляется за границу.
Сроки доставки для зарегистрированного A / R зависят от расстояния между регионом доставки и регионом назначения. Чтобы узнать приблизительную дату, нужно воспользоваться специальным калькулятором, доступным для использования на сайте Почты России.
Вам необходимо заполнить специальную форму.
Образец бланка
Отправителю не нужно составлять текст. Для этого есть специальные бланки: на территории РФ — ф. 199, за границу — CN07. Отправитель узнает о доставке заказного письма лично через возвращенную подписанную форму. Примечание, напечатанное на плотной бумаге формата A6:
Информация вводится построчно. Бланки выдаются бесплатно, часто находятся в специальных отсеках. Если вы ошиблись при заполнении, вы можете заполнить новую форму. Когда сообщение достигнет места назначения, получатель получит уведомление, представление которого позволит ему забрать конверт. Получателю не нужно думать о том, как правильно заполнить уведомление о доставке заказного письма, ведь за него это сделал отправитель. Все, что вам нужно сделать, это подписать доставку.
Почта России предлагает возможность воспользоваться дополнительными услугами, например, информацией о доставке SMS, доставкой 1 классом, доставкой сообщений авиакомпаниями.
Образец анкеты для России
Видео: отправка квитанции о вручении
Советы по правильному заполнению
Казалось бы, невозможно ошибиться. Однако при заполнении строк возникает некоторая путаница. Как правильно заполнить уведомление о доставке заказного письма.
необходимо соблюдать рекомендации:
- Укажите тип уведомления: простое или настраиваемое.
- Установите флажок для типа отправляемого сообщения. В данном случае «буквы», «зарегистрированные (ой)».
- В строке «Кому» вводится ФИО отправителя сообщения или название организации (при обмене документами между юридическими лицами).
- Адрес отправителя пишется в строке «Адрес.
Если сомневаетесь в правильности почтового индекса, лучше обратиться к почтальону, верный почтовый индекс определите с помощью справочника. Вы можете воспользоваться сайтом Почты России и найти там указатель адреса.
Внимание! Многие люди совершают ошибку, называя себя отправителем. Помните, что такое уведомление указывает на получение получателем, что означает, что оно отправлено от его имени.
В строке «Отправитель» вы должны указать лицо, которому направлено отправление, но вы сами являетесь «Получателем.
Пример модуля для заграницы — CN07
Дополнительная услуга
Для отправки важных документов вы можете воспользоваться другой услугой — отправить ценное письмо со списком вложений. Этот вид доставки позволяет частично или полностью возместить ущерб в случае утери или повреждения сообщения. Какое ценное письмо со списком вложений. Такое письмо (или посылка) с объявленной ценностью официально регистрируется почтовой системой, после чего его маршрут становится доступен для отслеживания по присвоенному коду отслеживания.
Как аналогичным образом отправить заказное письмо с документами? Есть правила отправки пакетов с объявленной ценностью. Процедура аналогична отправке сообщений категории «рекомендуемых» и осуществляется только почтовым отделением.
Чтобы не ошибиться, нужно следовать пошаговой инструкции:
- Подготовьте документы.
- Приходите на почту, выбирайте конверт лучшего размера. Минимальные и максимальные размеры — C6 и C4 соответственно.
- Скажите почтальону, что собираетесь отправить что-нибудь ценное.
- Сумма, обозначенная как «объявленная стоимость», устанавливается отправителем и указывается в строке формы при регистрации отправления.
узнать, сколько стоит заказное письмо от Почты России, можно с помощью онлайн-калькулятора или у сотрудника почтового отделения. Например, доставка из Самары в Хабаровск займет около 6 дней, а общая стоимость вместе с уведомлением и описью составит около 170 рублей (примерно 4 дня, стоимость 220 рублей при быстрой доставке).
Чтобы избежать потери или путаницы при получении сообщения, в конверт также вложен перечень содержимого. Письмо с объявленной ценностью и списком вложений позволяет избежать недопонимания между почтой, отправителем и получателем.
Опись оформляется в двух экземплярах, один из которых остается на руках отправителя, а второй помещается внутрь конверта после проверки почтальоном. На этапе компиляции, помимо общего значения, отправитель указывает стоимость каждого из отправленных элементов. По прибытии письма в почтовое отделение получателя вы получите уведомление, содержащее отметку «стоимость», а также сумму сметы. Таким образом, получатель имеет возможность проверить фактическое наличие документации с описью.
Видео: как отправить заказное письмо с описью и вложением
Полезное видео: как отправить письмо с уведомлением о вручении?
Запомнить! Проверяйте все документы перед их отправкой. Вложения необходимо перечислять строго построчно, с указанием серийного номера и наименования. Почерк должен быть разборчивым, а текст без ошибок. Любые исправления недействительны.
Это интересно !: Кому в подчинении Почта России: жалоба через интернет, номера горячих линий
